O Sistema de Registro de Preços foi instituído pelo art. 15 da Lei Federal n.º 8.666/93, que dispõe no Inciso II sobre normas gerais de Licitação e Contratação, na esfera pública. O dispositivo em referência determina que as compras, sempre que possível, deverão ser processadas através de Sistema de Registro de Preços;

Agentes do Registro de Preços:

Órgão Gestor: órgão ou entidade da Administração Pública responsável pela condução dos procedimentos do certame para registro de preços e gerenciamento da Ata de Registro de Preços dele decorrente.

Órgão Participante: órgão ou entidade da Administração Pública que foi convidado a participar do Registro de Preços e participa dos procedimentos iniciais, informando seu planejamento ao órgão gestor. A sua demanda é prevista na Ata de Registro de Preços e o fornecedor tem o dever de entregá-la, caso haja necessidade da contratação.

Órgão Não-Participante: órgão ou entidade que não está contemplado na Ata do Registro de Preços, portanto não tem sua demanda prevista no processo. Poderá vir a participar do Registro de Preços se apresentar sua demanda ao Órgão Gestor e este negociar o fornecimento do quantitativo levantado com o fornecedor, desde que este atenda às mesmas condições e não prejudique os demais Órgãos Participantes.

Quais são as hipóteses em que o Registro de Preços deverá ser adotado?

O art. 4° do Decreto Estadual n.° 876, de 29/10/2013, estabelece as hipóteses em que o Registro de Preços deverá ser adotado preferencialmente. São elas:

• Quando, pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de contratações frequentes;
• Quando for mais conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços necessários à Administração para o desempenho de suas atribuições;
• Quando for conveniente a aquisição de bens ou a contratação de serviços para atendimento a mais de um órgão ou entidade, ou a programas de governo;
• Quando pela natureza do objeto não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração.

Qual a diferença entre as vigências da Ata de Registro de Preços e dos Contratos celebrados pelos Órgãos Participantes?

As vigências da Ata de Registro e do contrato transcorrem de forma independente, entretanto o contrato só pode ser firmado enquanto a Ata estiver vigente, porém pode se encerrar após a expiração da validade da Ata. A Ata não acompanha o exercício financeiro, tendo em vista que não apresenta nenhuma reserva orçamentária no seu texto, e pode vigorar por até 1 (um) ano, podendo ser prorrogada por mais 12 (doze) meses quando se tratar de serviços executados de forma contínua, nos termos do Decreto Estadual n.° 876, de 29/10/2013.

Quais as vantagens de se utilizar o Registro de Preços?

• Independe de previsão orçamentária: O Registro de Preços independe de previsão orçamentária. Isso porque não há a obrigatoriedade da contratação, portanto não há necessidade de se demonstrar a existência do recurso. Essa comprovação só é exigida para se efetivar a contratação, quando da efetivação da compra.

• Adequado à imprevisibilidade do consumo: Esse procedimento de compra é adequado à imprevisibilidade de consumo, pois como não há a obrigatoriedade da contratação, a Administração poderá registrar os preços e, somente quando houver a necessidade, efetivar a contratação.

• Propicia a redução do volume do estoque: O Registro de Preços propicia a redução de volume de estoque, pois a Administração deve requisitar o objeto cujo preço foi registrado somente quando houver demanda, sem a necessidade de manter estoques. Estes ficarão a cargo do fornecedor, que deve estar preparado para realizar as entregas, na periodicidade determinada no edital, sempre quando os órgãos participantes do Registro de Preços requisitarem.

• Evita o fracionamento da despesa: O fracionamento de despesa é evitado, pois o Registro de Preços exige que os Órgãos Participantes realizem um planejamento para o período de vigência determinado. Dessa forma, os Órgãos Participantes devem levantar a sua demanda total e apresentá-la ao Órgão Gestor para que este a contemple no edital, e a licite, na modalidade devida.

• Proporciona a redução do número de licitações: O Registro de Preços ainda proporciona a redução do número de licitações, pois um Órgão Gestor realiza o certame para os demais Órgãos Participantes. Além disso, como o período de vigência do Registro de Preços poderá ser de até 1 ano, prorrogável por mais 12 meses em alguns casos, possivelmente se realizará um processo licitatório por ano.

• Agiliza as aquisições: Com o Registro de Preços as aquisições ficarão mais ágeis, pois a licitação já estará realizada, as condições de fornecimento estarão ajustadas, os preços e os respectivos fornecedores já estarão definidos. Sendo assim, a partir da necessidade o Órgão Participante somente solicitará a entrega do bem ou prestação do serviço e o fornecedor deverá realizar o fornecimento conforme condições anteriormente ajustadas.

• Economia de escala: Uma das maiores vantagens do Registro de Preços, quando este procedimento é realizado com a participação de vários órgãos, é a economia de escala que é obtida em razão do grande quantitativo licitado. No entanto, é importante ressaltar que para se alcançar tal economia é fundamental que o planejamento da Administração seja correto para não frustrar as expectativas dos fornecedores.

• Transparência: O Registro de Preços, como é um procedimento que envolve vários órgãos, proporciona maior transparência já que todos os seus procedimentos são monitorados por todos os agentes envolvidos e devem ser publicados para que todos tenham conhecimento, ampliando a transparência do procedimento e proporcionando o acompanhamento dos preços por todos os cidadãos.